Упорядкуйте дані про запаси, заплановані закупівлі та роботу постачальників. Таблиці допоможуть записувати рух товарів, готувати поповнення та переглядати фактичні результати поставок.
Excel-шаблони цього напряму
До кожної таблиці є окремий вигаданий приклад, інструкція та промпт для адаптації. Шаблонами можна користуватися і без ШІ.
Від шаблону до робочої таблиці: 6 кроків
1. Виберіть задачу. Перегляньте таблиці нижче й оберіть ті, що допоможуть у вашій роботі.
2. Завантажте шаблон. Візьміть чистий Excel-файл. Приклад та інструкція допоможуть зрозуміти, як він працює.
3. Скопіюйте промпт. Біля вибраного файлу натисніть «Скопіювати промпт» і додайте його разом із чистим шаблоном до обраного ШІ-сервісу.
4. Розкажіть про бізнес. Опишіть свою задачу або попросіть ШІ поставити запитання. Відповіді допоможуть налаштувати таблицю під ваш процес.
5. Отримайте й перевірте копію. Завантажте адаптований файл, якщо сервіс уміє його створювати. Звірте поля й формули на простому прикладі.
6. Працюйте з таблицею. Заповніть перевірену копію своїми даними, регулярно оновлюйте її та використовуйте результати для рішень.
Якщо ШІ-сервіс не повертає Excel-файл, попросіть його пояснити зміни й внесіть їх у свою копію вручну. Якщо використовуєте кілька таблиць, узгодьте показники та переносьте дані між ними самостійно.
Не передавайте до ШІ-сервісу персональні або конфіденційні дані. Для пояснення задачі використовуйте вигадані чи знеособлені приклади.
Не знаєте, з чого почати?
Скопіюйте загальний промпт і додайте посилання на цю сторінку або вибрані чисті файли. ШІ допоможе уточнити задачу й підібрати таблиці. Можливість читати посилання, редагувати та повертати Excel залежить від сервісу. Окремий промпт для кожного файлу є нижче.
Переглянути промпт
Допоможи мені адаптувати шаблони FBD для мого бізнесу. Напрям: Excel-шаблони для запасів і закупівель.
Спочатку постав короткі запитання, які допоможуть зрозуміти, чим займається бізнес, яку задачу я хочу вирішити, як зараз організована робота, хто користуватиметься таблицею та які показники й періоди важливі. Запитуй лише те, що потрібно для задачі. Не проси персональних або конфіденційних даних: за потреби використовуй вигадані чи знеособлені приклади.
Допоможи обрати один або кілька доречних шаблонів із наданих матеріалів. Якщо можеш читати посилання чи вкладені файли, переглянь їх; якщо ні, скажи, що саме мені скопіювати або додати. Не припускай, що таблиці пов’язані автоматично.
На основі моїх відповідей запропонуй структуру, колонки та приклад заповнення. Зберігай потрібні формули і не вигадуй фактичних даних. Якщо твій сервіс підтримує редагування й повернення файлів, підготуй адаптовану копію Excel для завантаження. Інакше надай точні покрокові зміни та формули, які я зможу внести самостійно.
Наприкінці поясни, як регулярно користуватися таблицею, що перевірити на простому прикладі та які обмеження залишилися. Почни із запитань.
Важливо для роботи з цим запитом: не проси паролі, банківські реквізити, персональні чи конфіденційні дані. Використовуй вигадані або знеособлені приклади. Якщо для адаптації бракує важливої інформації, постав короткі запитання. Не стверджуй, що відкрив, змінив або перевірив файл, якщо цього не зробив.
Таблиця Excel
Рух і залишки запасів
Кому стане в пригоді: власнику малого бізнесу, щоб зіставити початкові залишки до 20 позицій із внесеними надходженнями і витратами за період.
Що містить: два аркуші, до 200 операцій, перевірки полів, суми руху та залишок для кожної одиниці обліку. Від’ємний результат пропонується звірити.
Як почати: визначте склад, період, коди та одиниці, внесіть початкові залишки й операції. Перевірте повідомлення, повноту журналу та фізичний підрахунок. Для допомоги можна прикріпити чистий файл до індивідуального промпту.
Обмеження: результат залежить від внесених записів. Таблиця не перевіряє послідовність руху, проміжні залишки, вартість, партії або терміни придатності; порожній журнал не доводить, що руху не було. Це не повноцінна складська система.
Прочитати інструкцію
Облік руху запасів: інструкція
Книга допомагає вести кількісний рух до 20 позицій і 200 внесених операцій за один вибраний період. Вона має два аркуші: «Запаси» з початковими й розрахунковими залишками та «Рух» з журналом надходжень і витрат. Жовті клітинки заповнює користувач, сірі містять формули та перевірки. У прикладі всі назви й дані вигадані.
Як почати
Збережіть копію чистої книги. Визначте один склад або чітко описану сукупність місць зберігання, правила обліку та період. На аркуші «Запаси» внесіть початок і кінець періоду включно. Дати вводьте без часу. Якщо період ще триває, підсумок відображає лише наявні записи, а не майбутній фактичний залишок.
Для кожної позиції вкажіть унікальний текстовий код, назву, одиницю виміру та початковий залишок безпосередньо до першого дня періоду. За підтвердженої відсутності запасу введіть 0. Порожня клітинка не означає нуль. У різних позицій одиниці можуть відрізнятися, але для однієї позиції використовуйте одну одиницю в усіх операціях.
Початковий залишок має бути від 0 до 1 000 000 одиниць, з точністю до 0,001. Таблиця дозволяє дробові значення навіть для штук: якщо товар неподільний, контролюйте цілі значення самостійно. Не підсумовуйте кілограми зі штуками.
На аркуші «Рух» кожен рядок є окремою фактичною операцією. Внесіть унікальний код операції, дату, точний код позиції, вид руху та додатну кількість до 1 000 000 одиниць з точністю до 0,001. Оберіть Надходження або Витрата зі списку. Порожні операції не вносьте як нульові: відсутність рядка означає лише відсутність запису, не доказ відсутності руху.
В обох видах кодів не використовуйте пробіли на початку і в кінці та символи ~ * ? < > =. Не створюйте два записи для однієї операції. У примітці можна зазначити знеособлений номер документа чи причину. Не додавайте персональні дані й реквізити.
Фактичне повернення на склад або коригування в більший бік внесіть як надходження, зменшення через повернення постачальнику, списання чи коригування в менший бік як витрату. Зазначайте причину. Не додавайте коригування повторно. Переміщення між місцями всередині вибраної сукупності не змінює її загальний залишок; переміщення через межу вибраного складу відображайте один раз відповідним видом.
Виправте повідомлення в обох таблицях. Помилковий або неповний рядок блокує всі розрахункові залишки, щоб його не пропустити. Після внесення змін перевірте повноту журналу вручну та звірте кількість із фактичним підрахунком. Фільтри не змінюють підсумки всіх робочих рядків.
Як читати залишок
Залишок за записами = початковий залишок + внесені надходження − внесені витрати. Якщо операцій у журналі немає і всі позиції коректні, надходження та витрата показані як нуль записаних операцій. Це не підтверджує, що руху справді не було. Від’ємний залишок має повідомлення «Менше нуля: перевірте»: перевірте відкриття, документи та порядок записів. У прикладі матеріал А: 10 + 4,500 − 3,250 = 11,250 кг. Товар Б: 3 − 5 = −2 шт., це навмисний приклад для звірки.
Межі застосування
Файл не перевіряє повноту чи достовірність операцій, фактичну дату, проміжні залишки в часі або послідовність операцій одного дня. Додатний кінцевий залишок не доводить, що дефіциту раніше не було. У таблиці немає партій і термінів придатності, серійних номерів, резервів, вартості, багатоскладських переміщень, обліку замовлень, інвентаризаційної відомості чи прогнозу закупівель. Після зміни періоду вручну оновіть початкові залишки і журнал або створіть нову копію; не переносіть старі операції повторно. Зберігайте резервну копію.
Роботу цього шаблону в настільній версії Excel та його фільтрів ще не перевірено. Перед використанням перевірте формули і фільтри на копії файлу.
Переглянути промпт
Допоможи адаптувати прикріплену книгу обліку руху запасів до мого бізнесу.
Бізнес і продукція: [опис].
Мета: [яке рішення хочу ухвалювати].
Межа обліку: [склад або сукупність місць зберігання].
Період: [дати початку і кінця].
Позиції: [коди, назви, одиниці та підтверджені початкові залишки].
Операції: [знеособлені коди, дати, коди позицій, надходження або витрати та кількість].
Правила: [повернення, списання, внутрішні переміщення, дробові одиниці та порядок звірки].
Відсутні дані і питання: [опис].
Спочатку вивчи аркуші «Запаси» і «Рух», поясни поля, формули, розрахунок та перевірки. Запитай критичні відсутні дані. Не вигадуй кількість, коди, джерела чи операції й не вважай невідомий залишок нулем. Допоможи визначити непересічну межу обліку, одиниці та правила відображення повернень і переміщень. Поясни, що неповний журнал може давати правдоподібний, але неправильний залишок.
Якщо можеш змінювати XLSX, створи окрему копію, внеси лише підтверджені дані у жовті поля та запропонуй потрібні назви, категорії і, за необхідності, зміни формул. Збережи логотип, одиниці, зв'язки між аркушами та перевірки. Перевір розрахунки незалежним прикладом, а також нульовий початковий залишок, порожнє і неправильне значення, невідомий код, приховану точність, від'ємний залишок, перший і останній рядок. Надай змінений файл, тільки якщо справді створив і перевірив його. Якщо не можеш відкрити або редагувати книгу, чесно скажи про це і дай точні кроки й значення для ручного внесення.
Поясни покрокове використання, припущення, обмеження та ручну звірку з підрахунком. Не стверджуй, що таблиця доводить повноту операцій або відсутність проміжного дефіциту.
Важливо для роботи з цим запитом: не проси паролі, банківські реквізити, персональні чи конфіденційні дані. Використовуй вигадані або знеособлені приклади. Якщо для адаптації бракує важливої інформації, постав короткі запитання. Не стверджуй, що відкрив, змінив або перевірив файл, якщо цього не зробив.
Таблиця Excel
План поповнення запасів
Кому стане в пригоді: власнику або відповідальному за закупівлі, щоб переглянути орієнтовні замовлення для до 30 позицій на одну дату.
Що містить: запасова позиція з урахуванням окремих резервів і підтверджених поставок, поріг, ціль за додатковими днями, обсяг за кратністю та сигнал про можливий дефіцит до поставки.
Як почати: внесіть дату, коди, одиниці, запас, резерви, підтверджені поставки, попит, строк, страховий запас, додаткові дні й кратність. Виправте помилки, звірте припущення та перегляньте план. Окремий промпт допоможе адаптувати чисту книгу з ШІ.
Обмеження: це орієнтир, а не автоматична закупівля. Потрібно вручну перевірити строки, поставки за межами горизонту, мінімальне замовлення, бюджет, сезонність і ризик дефіциту. Кратність і мінімальне замовлення є різними умовами.
Прочитати інструкцію
План поповнення запасів: інструкція
Книга допомагає одночасно переглянути орієнтовне поповнення до 30 товарів або матеріалів на одну дату. Аркуш «Дані» містить жовті поля для введення, аркуш «План» показує результати. У прикладі всі позиції й припущення вигадані.
Як заповнити
Збережіть окрему копію шаблону. На аркуші «Дані» вкажіть дату плану без часу. Далі визначте межу обліку, наприклад один склад або погоджену сукупність місць зберігання. Для кожної позиції введіть унікальний текстовий код, назву й одиницю виміру. Не використовуйте пробіли на краях коду та символи ~ * ? < > =.
Вкажіть фізичний запас на дату плану і кількість, окремо зарезервовану під зобов'язання. Початковий запас можна взяти з журналу руху лише після перевірки повноти і фактичного підрахунку. Зарезервована кількість може бути більшою за наявну, якщо це відображає реальні зобов'язання.
Вкажіть кількість підтверджених поставок, які очікуються не пізніше завершення зазначеного строку постачання від дати плану. Ураховуйте тільки кількість, якої ще немає у фізичному запасі. Поставки пізніше цього горизонту або непідтверджені поставки не входять у цю клітинку, але їх обов'язково перевірте окремо перед повторним замовленням.
Введіть очікуваний середній попит за день, цілий строк постачання в календарних днях і страховий запас в одиницях позиції. Попит не повинен вдруге включати окремо зарезервовану кількість. Використайте обґрунтовані дані свого бізнесу: книга не встановлює універсальні нормативи й не прогнозує сезонність.
Введіть додаткові дні покриття після строку поставки та кратність замовлення. Кратність означає крок кількості, наприклад 5 для замовлення по 5 кг або 1 для цілих штук. Вона не тотожна мінімальному замовленню постачальника, яке потрібно перевірити окремо.
Якщо значення справді дорівнює нулю, введіть 0. Порожнє або текст замість числа не означає нуль. Кількості та денний попит допускають від 0 до 1 000 000 одиниць із точністю до 0,001. Кратність повинна бути від 0,001 до 1 000 000 з тією самою точністю. Обидва поля днів мають бути цілими числами від 0 до 365. Для неподільних товарів самостійно вводьте цілі значення й відповідну кратність.
Виправте повідомлення в колонці перевірки. На аркуші «План» дивіться кількість готових рядків і рядків з помилками. Некоректний рядок не показує числових результатів; інші коректні позиції залишаються доступними. Не перезаписуйте сірі клітинки з формулами. Фільтр на аркуші даних не змінює охоплення розрахунку.
Як працює модель
Запасова позиція = фізичний запас − окремий резерв + підтверджені поставки до кінця строку постачання.
Поріг замовлення = денний попит × строк постачання + страховий запас.
Ціль запасу = поріг + денний попит × додаткові дні покриття.
Якщо запасова позиція не перевищує поріг, орієнтовне замовлення дорівнює нестачі до цілі, округленій вгору до заданої кратності. Якщо вона вище порогу, модель показує 0. За нульової нестачі на порозі з'являється «На межі: обсяг 0».
У прикладі матеріалу А: 20 − 3 + 5 = 22 кг, поріг 4 × 5 + 2 = 22 кг, ціль 22 + 4 × 7 = 50 кг. Нестача 28 кг округлюється до кратності 5, тому орієнтир замовлення становить 30 кг.
Колонка «Ризик до поставки» консервативно порівнює фізичний запас мінус резерв із попитом за весь строк постачання, без очікуваних надходжень. Повідомлення про ризик означає потребу окремо перевірити щоденну наявність і дати поставок; воно не доводить, що дефіцит станеться. «Звірте строки поставок» також не гарантує відсутності дефіциту, оскільки реальний попит і строки можуть відрізнятися.
Перед замовленням
Звірте залишки, резерви, очікувані дати та вже розміщені замовлення, щоб не замовити повторно. Окремо врахуйте мінімальне замовлення, ціну, бюджет, місце на складі, строки придатності, змінність попиту, повернення і сезонність. Файл не розміщує замовлення та не перевіряє фактичну повноту вихідних даних. Це модель за заданими припущеннями, а не гарантія доступності товару або оптимальний розмір партії.
Роботу цього шаблону в настільній версії Excel та його фільтрів ще не перевірено. Перед використанням перевірте формули і фільтри на копії файлу.
Переглянути промпт
Допоможи адаптувати прикріплену таблицю плану поповнення запасів для мого бізнесу.
Сфера та товари: [опис].
Мета: [що хочу контролювати].
Дата і межа обліку: [дата та склад або сукупність складів].
Позиції й одиниці: [знеособлені коди, назви, одиниці].
Наявний запас і окремі резерви: [підтверджені кількості].
Очікувані підтверджені поставки та строки: [дані].
Денний попит, строк постачання, страховий запас, додаткове покриття і кратність: [дані або вкажи невідоме].
Мінімальне замовлення, бюджет, сезонність, придатність та інші умови: [дані].
Спочатку вивчи аркуші «План» і «Дані» та поясни їхні поля, формули, припущення і перевірки. Уточни критично важливі відсутні дані. Не вигадуй залишків, попиту, строків, джерел, нормативів або результатів і не вважай невідомі дані нулем. Допоможи уникнути повторного рахування резервів і поставок, визначити які поставки потрапляють у горизонт та окремо перевірити ризик дефіциту до їхнього отримання. Поясни, що кратність не замінює мінімальне замовлення.
Якщо вмієш відкривати і редагувати XLSX, збережи окрему копію і внеси лише підтверджені дані у жовті поля. Запропонуй потрібні назви, категорії і, за потреби, зміни формул, зберігаючи одиниці, логотип, перевірки та логіку. Незалежно перевір приклад, нулі, порожні і некоректні поля, точність, округлення кратності, запасову позицію нижче нуля та перший і останній рядки. Надай книгу, тільки якщо справді створив та перевірив її. Якщо не можеш працювати з файлом, чесно повідом про це та дай точні покрокові зміни і таблицю значень для ручного внесення.
Поясни покрокове використання, переліч припущення, обмеження та ручні перевірки. Не гарантуй відсутності дефіциту й не вважай модель автоматичним замовленням.
Важливо для роботи з цим запитом: не проси паролі, банківські реквізити, персональні чи конфіденційні дані. Використовуй вигадані або знеособлені приклади. Якщо для адаптації бракує важливої інформації, постав короткі запитання. Не стверджуй, що відкрив, змінив або перевірив файл, якщо цього не зробив.
Таблиця Excel
Реєстр закупівель і поставок
Кому стане в пригоді: власнику або відповідальному за закупівлі, щоб контролювати до 50 позицій замовлень, часткові надходження та строки на дату зрізу.
Що містить: дані постачальника й позиції, погоджена та отримана кількість, остання дата надходження, стан замовлення і наступна дія. Лічильники показують активні рядки за строком.
Як почати: введіть дату зрізу, коди і дані позицій замовлень, кількості та строки. Перевірте отримані суми й скасування, виправте повідомлення. Для адаптації прикріпіть чисту книгу до окремого промпту.
Обмеження: книга не зберігає історію окремих поставок, оплат і минулих станів, не надсилає замовлення. Неотримана кількість скасованої позиції не є очікуваною. Кількісний рух запасів ведіть окремо.
Прочитати інструкцію
Реєстр закупівель і поставок: інструкція
Книга допомагає контролювати до 50 рядків замовлень на вибрану дату зрізу: кількість, часткове отримання, строк і наступну дію. Один рядок означає одну позицію одного замовлення. Якщо замовлення має три товари, внесіть три рядки з різними кодами; номер самого замовлення можна зазначити у стовпці наступної дії. Жовті клітинки заповнює користувач, сірі містять розрахунки та перевірки. У прикладі всі дані вигадані.
Як почати
Збережіть окрему копію чистого шаблону. У B4 зазначте дату зрізу без часу. Усі отримані кількості й стан замовлень повинні відповідати саме цій даті.
Внесіть унікальний текстовий код кожного рядка, товар або матеріал і назву чи знеособлений код постачальника. Код рядка не повинен починатися чи закінчуватися пробілом і не може містити ~ * ? < > =. Не дублюйте одну позицію того самого замовлення.
Внесіть дату замовлення і погоджений строк поставки без часу. Дата замовлення не може бути пізнішою за зріз, строк не може бути раніше дати замовлення. Змінюючи строк за домовленістю, врахуйте, що старий строк файл автоматично не зберігає.
Вкажіть погоджену кількість, отриману сумарну кількість до дати зрізу включно і одиницю виміру. Замовлено має бути більше нуля, отримано може бути нулем. Порожня клітинка не дорівнює нулю. Максимум 1 000 000 на позицію, точність до 0,001. Для неподільних товарів вводьте цілі значення самостійно. Файл не дозволяє отримати більше замовленого: перевірте додаткову кількість та оформіть її за своїми правилами.
Виберіть стан Активне або Скасоване. Якщо щось отримано, вкажіть дату останньої фактичної поставки між датою замовлення та датою зрізу включно. Якщо отримано 0, залиште дату поставки порожньою. Одне поле зберігає тільки останню дату, а не журнал усіх часткових надходжень.
За потреби вкажіть наступну дію і номер замовлення без персональних даних. Виправте повідомлення у стовпці «Перевірка». Якщо є неповний або помилковий рядок, загальні лічильники приховані; коректні окремі рядки залишаються видимими.
Регулярно звіряйте фактичні поставки, чинний строк і скасування. При зміні дати зрізу заново звірте всі значення. Книга не зберігає історію змін і не може автоматично відтворити минулий стан; для архіву зберігайте копії. Фільтр не змінює загальних лічильників усіх 50 рядків.
Як читати результати
«Не отримано» = замовлено мінус отримано до дати зрізу. Для активного рядка це кількість, що залишилася за введеними даними. Для скасованого рядка неотримана кількість залишається видимою для звірки, але не вважається очікуваною поставкою.
Для активної позиції статус визначається так: повністю отримана, якщо залишок 0; прострочена, якщо залишок більший за 0 і строк раніший за дату зрізу; термін сьогодні, якщо строк дорівнює даті зрізу; очікується, якщо строк пізніший. Скасована позиція показує «Скасовано». Верхні лічильники рахують саме рядки позицій, а не окремі замовлення або товари в різних одиницях. Вони не доводять повноту реєстру.
У прикладі позицію А замовлено на 20 кг, отримано 8 кг, не отримано 12 кг; строк минув до дати зрізу. Є по одному рядку в станах очікування, строку сьогодні та прострочення. Частково скасована позиція окремо показує 8 кг, яких не отримано, без включення в лічильники активних поставок.
Обмеження
Таблиця не надсилає замовлення і нагадування, не перевіряє повноту реєстру, не веде окремі поставки, ціни, оплати, повернення постачальнику, валюту чи податки. Вона не є складським журналом і не записує прихід у книгу руху запасів автоматично. Перевірте одержані товари та внесіть фізичний рух до свого обліку окремо; не рахуйте вже отримані одиниці як майбутню поставку у плані поповнення. Не використовуйте реальні контакти в публічному прикладі, не передавайте чутливі дані стороннім ШІ-сервісам без перевірки умов.
Роботу цього шаблону в настільній версії Excel та його фільтрів ще не перевірено. Перед використанням перевірте формули і фільтри на копії файлу.
Переглянути промпт
Перевір зміни на конкретному вигаданому прикладі часткової поставки і звір залишок вручну.
Допоможи адаптувати прикріплений реєстр закупівель і поставок до мого малого бізнесу.
Бізнес і товари або матеріали: [опис].
Мета: [які закупівлі і строки потрібно контролювати].
Дата зрізу: [дата].
Замовлення: [знеособлені коди рядків і постачальників, товари, дати, кількості та одиниці].
Отримання: [накопичені кількості й останні дати поставок до зрізу].
Скасування, наступні дії і правила: [опис].
Невідомі дані та питання: [список].
Спочатку оглянь книгу та поясни аркуш, вхідні поля, перевірки й формули. Попроси критично важливі відсутні дані. Не вигадуй постачальників, дати, кількості, статуси чи джерела; не перетворюй невідоме на нуль. Допоможи розбити замовлення на окремі позиції, поясни непересічні коди, часткове отримання, скасування, зміну строків і звірку на дату зрізу.
Якщо можеш змінювати XLSX, створюй окрему копію та внось лише підтверджені дані у жовті поля. За потреби запропонуй зміни назв, категорій чи формул, зберігаючи одиниці, логотип і перевірки. Незалежно перевір часткову, повну та скасовану поставку, межу строку, нулі, порожні та неправильні дані, точність, перший і останній рядки. Надай файл тільки якщо дійсно створив та перевірив його. Якщо відкрити або змінити Excel не можеш, чесно вкажи обмеження та дай точні кроки й таблицю для ручного внесення.
Поясни покрокове використання, припущення й ручні перевірки. Не стверджуй, що таблиця надсилає замовлення, містить журнал окремих поставок або підтверджує повноту даних.
Важливо для роботи з цим запитом: не проси паролі, банківські реквізити, персональні чи конфіденційні дані. Використовуй вигадані або знеособлені приклади. Якщо для адаптації бракує важливої інформації, постав короткі запитання. Не стверджуй, що відкрив, змінив або перевірив файл, якщо цього не зробив.
Таблиця Excel
Оцінка фактичної роботи постачальників
Кому стане в пригоді: власнику або відповідальному за закупівлі, щоб порівняти до 30 постачальників за фактичною своєчасністю завершених поставок і результатами перевірки якості.
Що містить: окремі кількості й частки вчасно завершених поставок та перевірених одиниць без браку, правила оцінки, перевірки і примітки про джерела. Загальний рейтинг не обчислюється.
Як почати: визначте однаковий товар і період, встановіть правила своєчасності та якості. Внесіть знеособлені дані, перевірте повідомлення й порівняйте результати разом із розмірами вибірок. Чисту книгу можна адаптувати через окремий промпт.
Обмеження: незавершені прострочені замовлення не входять до частки завершених поставок. Результат вибіркової перевірки не доводить якості всієї партії. Комерційні пропозиції й умови потрібно порівнювати окремо.
Прочитати інструкцію
Порівняння фактичної роботи постачальників
Книга допомагає порівняти до 30 постачальників одного товару або узгодженої категорії за історичними даними: своєчасністю завершених поставок і часткою перевірених одиниць без браку. Це два окремі показники, а не автоматичний рейтинг постачальника. Жовті поля призначені для введення, сірі містять перевірки та результати. У прикладі постачальники й дані вигадані.
Підготовка
Збережіть копію чистого шаблону. Вкажіть початок і кінець періоду та дату зрізу без часу. Кінець періоду не може бути пізніше дати зрізу. Укажіть спільний товар або категорію, однакову одиницю перевірки, наприклад одну коробку, і коротко запишіть правила своєчасності та прийнятної якості.
Узгодьте джерела і правила: що вважати завершеною поставкою, яким строком користуватися після перенесення, що означає «без браку», як уникнути подвійного підрахунку. Застосуйте однакові визначення до всіх постачальників. Окремо перевірте відкриті та прострочені, але ще не завершені замовлення: показник своєчасності їх не включає.
Для кожного постачальника внесіть унікальний текстовий код і назву або знеособлене позначення. Код без пробілів на краях і символів ~ * ? < > =. Не створюйте двох рядків одного постачальника для тієї самої вибірки, якщо це призведе до повторного підрахунку.
У поля поставок внесіть кількість завершених у періоді поставок і кількість із них, що завершилися вчасно за вашим правилом. Обидві кількості цілі, від 0 до 10 000; вчасних не може бути більше за завершені. Часткова поставка вважається завершеною лише відповідно до вашого заздалегідь визначеного правила.
У поля якості внесіть кількість одиниць, перевірених у періоді, і кількість із них без браку. Обидва числа цілі, від 0 до 10 000; одиниць без браку не може бути більше за перевірені. Визначте, як обираєте одиниці для перевірки. Перевірені в цьому періоді одиниці можуть походити з раніше отриманих поставок, тому дві вибірки не обов'язково збігаються.
Якщо дані одного показника відсутні, залиште обидва його поля порожніми. Якщо ви достовірно знаєте, що поставок або перевірок не було, введіть у відповідній парі два нулі. В обох випадках відсоток не визначається; повідомлення пояснює причину. Один заповнений і один порожній показник є помилкою.
У примітці зафіксуйте узагальнене джерело, важливі умови і наступну дію без персональних даних. Виправте повідомлення у перевірках. Некоректна пара приховує тільки пов'язаний із нею відсоток, тому інший показник може бути доступним. У фільтрі можна переглядати вибраних постачальників; він не змінює розрахунки.
Як читати показники
Вчасно серед завершених = вчасно завершені поставки ÷ усі завершені поставки × 100%. Без браку серед перевірених = одиниці без браку ÷ усі перевірені одиниці × 100%. Для постачальника А у прикладі це 8 із 10, тобто 80%, та 95 із 100, тобто 95%. Для постачальника Г дані своєчасності відсутні, але показник якості 9 із 10, тобто 90%, доступний окремо. Ліміти цілих підрахунків дозволяють показувати найменший ненульовий результат 0,01% із двома знаками після коми.
100% на двох поставках не доводить надійності, а перевірка частини товару не доводить якості всієї партії. Порівнюйте обсяг і спосіб відбору, період, специфікації й джерела. Відкриті невиконані замовлення не потрапляють до знаменника завершених поставок і можуть змінити висновок: їх слід розглянути окремо. Таблиця не перевіряє реальність строків або брак, не обчислює повну вартість, податки, передоплату чи гарантію. Для порівняння актуальних комерційних умов використовуйте окремий калькулятор FBD; для контролю замовлень є реєстр закупівель. Автоматичного зв'язку між ними немає.
Роботу цього шаблону в настільній версії Excel та його фільтрів ще не перевірено. Перед використанням перевірте формули і фільтри на копії файлу.
Переглянути промпт
Допоможи адаптувати прикріплену таблицю оцінки фактичної роботи постачальників для мого бізнесу.
Бізнес, товар або категорія: [опис].
Мета порівняння: [яке рішення готую].
Період та дата зрізу: [дати].
Одиниця перевірки і правила своєчасності та якості: [визначення].
Знеособлені постачальники: [коди та назви].
Завершені поставки і з них вчасні: [дані за період або невідомо].
Перевірені одиниці й одиниці без браку: [дані за період або невідомо].
Відкриті замовлення, умови, джерела, особливості вибірок: [опис].
Спочатку прочитай структуру книги і поясни поля, формули, окремі знаменники та перевірки. Уточни критичні відсутні дані. Не вигадуй факти, джерела, нормативи чи результати і не підміняй невідоме нулем. Допоможи узгодити однакові період, специфікації та визначення. Зверни увагу на незавершені прострочені замовлення, розміри та відбір вибірок; не роби висновок про повну якість за частковою перевіркою.
Якщо можеш змінювати XLSX, збережи окрему копію і внеси тільки підтверджені дані в жовті поля. За потреби запропонуй назви, категорії та зміни формул, зберігаючи логотип, одиниці, незалежні показники й перевірки. Перевір формули на незалежному прикладі, нулях, порожніх і некоректних значеннях, межах кількостей та першому й останньому рядках. Надай файл лише якщо справді створив і перевірив його. Якщо не можеш відкрити або відредагувати книгу, чесно поясни обмеження та дай покрокові зміни й таблицю для ручного внесення.
Поясни використання, припущення, обмеження і ручні перевірки. Не створюй штучний загальний рейтинг і не називай постачальника найкращим лише за двома показниками. Поясни, які комерційні умови потрібно порівняти окремо.
Важливо для роботи з цим запитом: не проси паролі, банківські реквізити, персональні чи конфіденційні дані. Використовуй вигадані або знеособлені приклади. Якщо для адаптації бракує важливої інформації, постав короткі запитання. Не стверджуй, що відкрив, змінив або перевірив файл, якщо цього не зробив.
Почніть із поточного робочого питання й використайте шаблон як основу для власного процесу. Приклади в матеріалах умовні. Адаптуйте визначення показників, відповідальність і період під дані своєї команди.
Поширені запитання
Чи замінює файл інвентаризацію?
Ні. Залишки залежать від внесених даних і потребують звірки з фактичною наявністю.
Чи оцінка постачальників охоплює всі можливі проблеми?
Ні. Порівняння спирається на дані про завершені замовлення та перевірені зразки, тому його слід доповнювати іншими фактами.
Чи можна використовувати кілька шаблонів разом?
Так. Наприклад, рух запасів допомагає вести залишки, а окремий реєстр закупівель допомагає стежити за замовленнями. Дані між файлами потрібно узгоджувати вручну.
Практичний посібник
Як зафіксувати рух запасів, оцінити потребу в поповненні, відстежити поставки й порівняти роботу постачальників.
Ці Excel-шаблони допомагають вести рух і залишки запасів, планувати поповнення, фіксувати закупівлі та оцінювати роботу постачальників. Для початку оберіть одну групу товарів і домовтеся, як записувати надходження, витрати та повернення. Для замовлень використайте окремий реєстр поставок.
Наприклад, у кав’ярні регулярно закінчуються стаканчики, хоча закупівлі роблять щотижня. Власник може обрати таблицю руху запасів, описати ШІ одиниці виміру й порядок поповнення та перевірити пропозицію на умовних числах. Після цього він зможе вести фактичні залишки у своїй копії й звіряти їх зі складом.
ШІ може допомогти пристосувати чисту таблицю до типу товарів, одиниць виміру, частоти оновлення та строків поставки. Скопіюйте промпт біля файлу, опишіть задачу й попросіть поставити додаткові запитання. Для прикладу застосуйте вигадані товари й кількості, а після змін перевірте формули та порівняйте результат із ручним розрахунком.
Окремі файли не обмінюються даними автоматично. Призначте відповідального за оновлення, регулярно звіряйте залишки з фактичним складом і враховуйте затримки постачання та сезонність перед рішенням про закупівлю.
